¿Qué es la toma decisiones?
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| Toma decisiones |
La
toma de decisiones es el proceso a través del cual se identifica una necesidad
de decisión, se establecen alternativas, se analizan y se elige una de ellas,
se implementa la elegida, y se evalúan los resultados.
En
cuanto a lo que a negocios se refiere, la toma de decisiones es una herramienta
que permite tomar las mejores decisiones en beneficio de la empresa.
Generalmente,
se utiliza para tomar decisiones estratégicas, decisiones importantes o
decisiones que son poco frecuentes (no rutinarias); sin embargo, podemos usar
la toma de decisiones para tomar cualquier decisión en la empresa.
Etapas que conforman el proceso de la toma de decisiones:
Identificación de la necesidad de
tomar una decisión
El primer paso en la toma de decisiones consiste en
identificar la necesidad de tomar una decisión, es decir, en reconocer que es
necesario tomar una decisión.
Generalmente, la necesidad de tomar una decisión surge como
consecuencia de un problema u oportunidad que se presenta.
En esta etapa debemos definir claramente el problema u
oportunidad, o cualquiera que sea la necesidad de tomar la decisión.
Asimismo, debemos asegurarnos de que realmente es necesario
tomar una decisión, y de que somos nosotros a quien nos compete tomarla, o si
existe la posibilidad de poder delegarla.
Ejemplo: hemos identificado el problema de que el proveedor
que teníamos ha disminuido la calidad de sus productos y, por tanto, se hace
necesario buscar un nuevo proveedor, y tomar la decisión de qué proveedor
elegir entre todas las alternativas posibles.
Identificación de criterios de decisión
Una vez que hemos identificado la necesidad de tomar una
decisión, pasamos a identificar los criterios que vamos a tomar en cuenta al
momento de evaluar las diferentes alternativas de decisión propuestas.
Ejemplo: una vez que hemos determinado la necesidad de
contar con un nuevo proveedor, determinamos que los criterios que vamos a
utilizar para poder elegir al nuevo proveedor serán el precio, la calidad del
producto, las facilidades de pago, y los plazos de entrega.
Asignación de peso a los criterios
Una vez que hemos identificado los criterios de decisión que
vamos a tomar en cuenta para evaluar las alternativas de decisión, pasamos a
valorar o ponderar dichos criterios de acuerdo a la importancia que le vamos a
dar al momento de tomar la decisión.
Ejemplo: una vez que hemos determinado los criterios que
vamos a utilizar para elegir al nuevo proveedor, pasamos a ponderarlos, dándole
al criterio más importante el valor de 10, por ejemplo, al criterio precio le
damos un 7, al de calidad un 10, al de facilidades de pago un 6, y al de plazos
de entrega un 8.
Desarrollo de alternativas
En esta etapa hacemos una lista con las diferentes
alternativas de decisión que hayamos propuesto.
Para hallar alternativas de decisión podemos proponerlas
nosotros mismos en base a nuestros conocimientos o experiencia, acudir a
diversas fuentes de información tales como Internet, consultar con los
trabajadores de la empresa, hacer una lluvia de ideas, entre otras.
Mientras más importante sea la decisión a tomar, mayor
tiempo debemos tomarnos para desarrollar las alternativas, mayores alternativas
debemos buscar, y mayor información sobre éstas debemos recabar.
Ejemplo: para determinar a los proveedores que vamos a
considerar como alternativas, buscamos en las páginas amarillas, buscamos en
Internet, consultamos con los trabajadores de la empresa, entre otras. Y luego, una vez
hecho una pre selección en donde descartemos a los que no cumplan con los
principales requisitos, elaboramos una lista con las alternativas que nos hayan
quedado.
Análisis de alternativas
Una vez que contamos con una lista de alternativas de
decisión, pasamos a evaluar cada una de ellas, asignándole calificaciones con
respecto a cada criterio determinado.
Ejemplo: para el proveedor A, en el criterio de precio le
damos una calificación de 10 (pues tiene muy buenos precios), en calidad le
damos un 5 (pues su productos no son de muy buena calidad, pero tampoco son de
mala calidad), en facilidades de pago le damos un 8 (pues nos dan buenos créditos
comerciales), y en plazos de entrega un 2 (pues demoran mucho en entregar los
pedidos).
precio
|
calidad
|
pago
|
entrega
|
TOTAL
|
|
Proveedor A
|
10
|
4
|
7
|
2
|
|
Proveedor B
|
7
|
7
|
5
|
6
|
|
Proveedor C
|
8
|
5
|
5
|
5
|
Una vez que hemos asignado
calificaciones a cada alternativa con respecto a cada criterio, para hallar la
calificación total de cada alternativa, multiplicamos la calificación de cada
criterio por el peso de éste, y luego sumamos los resultados de cada alternativa.
Por ejemplo: la calificación total
del proveedor A seria: (10
x 7) + (5 x 10) + (8 x 6) + (2 x 8) = 184.
Lo mismo
con los demás proveedores:
precio
|
calidad
|
pago
|
entrega
|
TOTAL
|
|
Proveedor A
|
10
|
5
|
8
|
2
|
184
|
Proveedor B
|
7
|
7
|
5
|
6
|
197
|
Proveedor C
|
8
|
5
|
5
|
5
|
176
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Selección de alternativas
Una vez que hemos asignado las calificaciones a cada
alternativa con respecto a cada criterio, y hallado la calificación total de
cada una, pasamos a seleccionar aquella que tenga la mayor calificación total.
Ejemplo: una vez evaluado a los proveedores propuestos,
pasamos a seleccionar el proveedor B ya que es el que obtuvo la mayor
calificación.
Implementación de la alternativa
Una vez seleccionada una alternativa, es decir, tomada una
decisión, pasamos a implementarla, es decir, ponerla en práctica, lo cual
incluye comunicarla a todas las personas afectadas, y buscar el compromiso de
éstas para aplicarla.
Ejemplo: una vez elegido al nuevo proveedor, pasamos a
comunicar la decisión a todo el personal afectado, y luego pasamos a hacer
contacto con el proveedor y firmar el contrato correspondiente.
Evaluación de la eficacia de la decisión
Y, finalmente, una vez puesta en práctica la decisión,
evaluamos los resultados.
Si los resultados no son los esperados, podemos optar por
tomarnos un poco más de tiempo, o aceptar que definitivamente la decisión
tomada no fue la acertada, e iniciar nuevamente el proceso de la toma de
decisiones.
Ejemplo: una vez que ya estamos trabajando con el nuevo
proveedor, evaluamos constantemente su desempeño, por ejemplo, nos aseguramos
de que mantenga la calidad de sus productos, que entregue los pedidos a tiempo,
que cumpla con las condiciones pactadas, entre otros
.
Debemos señalar que el proceso de la toma
decisiones descrito anteriormente es solo uno de los diferente métodos que
existen. Podemos tomarlo como referencia, o modificarlo de acuerdo al tipo de
decisión, o a la complejidad o importancia ésta.
Siempre teniendo en claro que mientras más formales seamos
con el desarrollo del proceso de la toma de decisiones, mayores posibilidades
tendremos de tomar la decisión correcta.
